合同管理办法制定的政策依据

时间:2017-04-22 编辑:玉玲 手机版

  为加强公司的合同管理工作,预防、减少和及时解决合同纠纷,维护企业合法权益,提高经济效益,依据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定,制定合同管理办法政策!

  合同管理办法制定的政策依据1

  第一章 总则

  第一条 为了促进公司对外经济活动开展,规范公司的经营行为,减少和避免合同纠纷,根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定结合公司实际,制定本办法。

  第二条 公司各部门及下属分公司、子公司与公司外各类法人、自然人、其它组织进行各类经济活动和非经济活动所签订的各类合同、协议、章程等均遵守本办法。

  公司内部签订的各种协议及劳动合同的管理,不适用本办法。

  第三条 合同管理是指合同从准备、谈判、签署、生效、履行、变更、解除直到解决纠纷、救济权利的整个过程中所进行的一系列民商事法律行为,包括:合同管理的部门及其职责、合同的签署、合同的审查、合同的履行、违约情况的处理、合同档案的管理。

  第四条 合同管理实施“依法管理、全程管理、专人管理”的原则。

  第二章 合同管理机构及职责

  第五条 办公室为本公司合同管理的主管部门,其主要职责是:

  1、负责监督指导公司合同的制定,对合同进行审核,避免出现法律漏洞;

  2、协助公司顾问律师对合同进行可行性分析,并提出书面报告;

  3、对公司各类合同的签订及履行情况进行监督、检查;

  4、对合同履行中出现的纠纷提出处理意见,并向公司领导汇报;

  5、负责对公司签订的各类合同及其纠纷处理资料的汇总归档保管,调阅登记等日常合同档案管理工作;

  第六条 合同承办部门的职责

  1、根据授权依法组织合同的签订、变更、解除等事宜;

  2、负责初审合同承办人草拟的合同可行性报告,并提出审查意见交办公室备案,供公司领导参考;

  3、依法履行合同,及时以书面形式向公司通报合同履行中发生的重大问题及其解决方案;

  4、在顾问律师的指导下及时收集整理出现问题合同所涉及的证据材料,并提交办公室备案;

  5、负责本部门合同文本管理及归档移交工作。

  第七条、合同承办人员的职责

  1、根据授权办理签订、变更、解除合同事宜;

  2、草拟合同,并向合同承办部门提供合同草稿、可行性论证及对方经营范围、资信情况及履约能力的调查材料,并对其真实性和合法性负责;

  3、认真履行生效合同,随时检查合同履行情况;

  4、及时向合同承办部门汇报合同履行中出现的问题。

  第八条 财务部门在合同管理中的职责

  1、对确属我公司签订并合法生效的合同,财务部门应及时结算、报销付款。

  2、对不按规定使用合同专用章或以部门名义对外签订的合同,财务部门可暂不予结算并及时通知顾问律师对合同的有效性进行审查。

  3、我方先履行付款义务,有预付款或分批付款的合同,未见我方签字、盖章的书面合同原件及合同管理部门的审查意见,财务部门不予付款。

  4、对方需先履行义务,我方主要是付款义务的合同没有充分证据表明对方已完全履行合同义务的,财务部门不予付款。

  第三章 合同的委托代理

  第九条 下列人员有权代表公司签订合同:

  1、公司法定代表人;

  2、公司法定代表人书面授权委托的人。

  第十条 各法人委托人的具体带来权限由法定代表人在签发《法人委托书》中注明。法人委托人必须严格按照授权范围行使签约权,禁止超越代理权限对外签约。

  第十一条 法人委托人的主要职责

  1、在授权范围内负责谈判、签订合同,既不能违章越权,也不能消极推诿;

  2、对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责;

  3、所签合同应及时上报;

  4、认真履行已生效的合同,发现问题的及时上报并提出处理意见;

  5、保管好本人所签订合同的一切资料,并及时上交归档。

  第十二条 授权委托书不得转借他人或涂改,凡调离本单位或改做其它工作失去代理条件的,应主动向合同主管部门缴销授权委托书;不缴销证书者,人事部门不得办理调动手续。

  第四章 合同的签署

  第十三条 公司对外发生经济往来,除标的额较小或能即时清结的外,均须签订书面合同;虽能即时清结但属批量、交易额较大,或当时难以监测产品内在质量和技术性能及容易引起纠纷的交易,也应签订书面合同。

  第十四条 凡有国家或行业示范文本的,应当优先使用,但在选用时,对涉及权利义务关系的条款经办人和办公室要重点审查,必要时可以进行修改。无示范文本的合同采用办公室提示的示范文本。

  第十五条 签订合同应当使用主管部门监制的合同统一文本或参照规范文本,具体份数按实际情况确定,但我方至少留存三份,合同主管部门一份、财务一份、承办部门一份。

  第十六条 合同承办人应当参加合同谈判,并做好文字记录。文字记录应当同合同文本一起上交办公室归档备案。

  第十七条 当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、传真、图表、会议纪要、备忘录等都是合同的组成部分,应随合同文本一起叫办公室归档备案。

  第五章 合同的审查与审批

  第十八条 合同审查应当在合同正式签订前进行。合同审查包括专业部门审查、财务审查和法律审查,由不同部门分别进行。

  第十九条 公司合同审批的常规流程:

  1、合同承办人应填写“合同审批表”并连同合同草案上报合同承办部门负责人;

  2、合同承办部门负责人负责对合同的业务内容进行审查,并签署意见;

  3、财务部门负责对合同的财务条款进行审查,并签署意见;

  4、公司顾问律师对合同的法律条款进行审查,并签署意见;

  5、如该合同牵涉其他业务部门,由办公室分送该业务部门负责人进行审查,并签署意见;

  6、由办公室将以上意见汇总后报分管副总进行审查,决定批准与否。

  第二十条、专业部门对合同审核的内容主要包括:

  1、合同的技术性(技术可行性分析、技术措施是否合理、技术难题和风险)

  2、合同的安全性(对公司的商业秘密和知识产权是否采取保密措施、不得损害公司的商业信誉和其它利益)

  3、业务部门认为必须审核的其它内容。

  第二十一条、财务审查内容包括

  1、资金、资产的合法性(资金来源合法,资产的所有权明确、资金使用和资产动用的审批手续齐备、.资金、资产的用途及使用方式合法)

  2、价款、酬金和支付方式合法(价款、酬金的数额符合市场价格、价款、酬金的支付方式符合财务纪律、与资金、资产有关的其它事项)

  3、财务风险控制(合同的签订与履行在融资方面的要求应符合公司资产负债率指标要求。该指标是经国家电力公司批准的考核指标或者公司制定的预算指标、合同的签订与履行在融资方面的要求应符合公司发展战略中企业信用等级要求。合同货款结算方式的合理选用)

  4、保函内容的合理性及风险性;

  5、索赔条款的合理性;

  6、资金财务部认为需要审核的其它内容。

  第二十二条 法律审查应当由办公室将合同文本及其相关材料交由公司顾问律师进行审查。

  第二十三条 公司法定代表人根据各审核部门的审核意见决定是否签约。决定签约时,应当在合同文本上签字,并加盖公司法人印章。

  第七章 合同的履行

  第二十四条 合同依法生效后,既具有法律约束力。一切与合同有关的部门和人员,应严格履行合同规定的义务。

  第二十五条 合同执行部门应负责记录和监督对方的履约情况,保存好相关单据、信函、会议纪要、鉴定报告、检测结果等资料。对于出现问题的产品还要进行保存、拍照。

  第二十六条 合同执行部门还应按月填写“对方合同执行情况监控说明”,其中必须列明和验证对方各项履约行为和承诺(如质量、进度等),并将该说明报办公室备案。

  第二十七条 合同履行过程中发现对方履约能力及资信程度下降应及时通知办公室并向分管副总和汇报,及时想对方出具不安抗辩书,维护公司合法权益。

  第二十八条 在合同履行过程中如遇法律规定或合同约定的变更解除事由,可以变更或解除合同。

  变更、解除合同的审批权限和程序与原合同订立的审批权限和程序相同。

  第七章 违约及纠纷处理

  第二十九条、 发生合同纠纷后,承办部门应首先及时与对方协商解决。协商不成时,应在规定的期限内以书面形式上报主管领导和合同主管部门。

  第三十条 对于需要应诉或起诉的案件,经公司领导批准后,由办公室协助公司顾问律师进行证据收集、谈判、参加调解和出庭。

  第八章 合同的登记、备案与归档

  第三十一条 合同文本必须至少一式四份,其中二份交给对方,其余原件必须在合同签订之后三个工作日内报送办公室和财务部。合同签订部门、合同履行部门因工作需要使用原件时,向办公室办理暂借手续。

  第三十二条 合同的档案管理是合同管理的基础工作,办公室应根据实际情况建立合同台帐、报表,并按时填报。

  第三十三条 办公室应对公司内所有合同文本以及与合同相关的往返法律文件进行汇总,并编号登记,制作月度合同签订情况一览表,反映公司合同的签订以及由合同引起的诉讼情况。

  第三十四条 合同签订部门的负责人对已生效的合同应当编号登记,分类归档,并建立合同台帐。合同的统计报表实行季报制,各部门于每季度第一个月前三个工作日内填报上季度报表报送办公室。办公室应于每季度的前十个工作日内汇总,并报公司主管领导。

  第三十五条 合同签订后三个工作日内,合同承办部门应将合同档案原件整理装订送交办公室存档。合同档案的范围包括:信誉调查报告、意向接触报告、合同文本草稿、合同签订审批表及审批修改意见、法人授权委托书、对方资质证明文件、各种审批管理表格、合同谈判记录、合同正本及附件、合同签订、变更、解除过程中的信函、电报、电话记录、传真资料、票据凭证以及其他有关资料、文件(合同签订后取得的资料,应在取得资料后三个工作日内归档)。

  第三十六条 合同履行完毕后,合同承办部门的应于五个工作日内将合同文本以及合同执行期间所有的往来信件、变更协议、收(付)款记录、请示报告等有关资料交办公室归档。

  第十一章 附则

  第三十七条 本制度有关条款若与国家法律、法规和上级合同管理机关有关规定相抵触的,从其规定。

  第三十八条 本制度由办公室指定并负责解释。

  合同管理办法制定的政策依据2

  第一章 总 则

  第一条 为明确某公司及下属关联企业(以下合称为“公司”)的合同管理流程,加强合同管理,规范公司各部门在合同管理中的职责,控制风险,维护公司利益,公司制定本合同管理办法(以下简称为“本办法”)。

  第二条 本办法所称合同是指以公司为一方主体的各种类型的合同、协议,及以公司名义做出的担保、授权、招标、声明、承诺、证明等具有约束力的法律文件。

  第三条 本办法适用于公司及下属企业的全体部门及人员。

  第二章 合同管理机构及职责

  第四条 法务部为合同的归口管理部门。主管/业务部门、财务部门在其职责范围内负责相应的合同管理工作。

  第五条 法务部履行以下职责:

  (一)制定合同管理制度并监督该制度的执行;

  (二)依据本办法审查合同;

  (三)制定合同示范文本;

  (四)监督检查合同的履行情况;

  (五)接受各部门有关合同的法律咨询;

  (六)处理合同纠纷;

  (七)负责合同专用章的使用及管理,建立合同登记台帐,指导合同档案保管。

  第六条 主管部门负责合同具体操作,是合同的承办部门。合同承办部门指定一人为合同承办人。合同承办部门履行以下职责:

  (一)对合同相对人的主体资格、履约能力进行评估与选择;

  (二)根据本办法选用合同文本或自行起草合同文本;

  (三)落实合同商务条款和风险防范机制;

  (四)协调处理合同审批、签订、履行、纠纷等相关事宜;

  (五)负责合同原件的保管及档案移交工作。

  第七条 财务部门履行以下职责:

  (一)审查合同的财务事项是否符合国家财税法规和公司财务管理制度;

  (二)审查合同的付款、收款事项是否符合公司资金计划;

  (三)对合同的涉税问题提出意见和解决措施。

  第三章 合同起草

  第八条 合同内容由合同承办部门负责起草,必要时可请法务部门予以协助。重大或复杂合同,可由法务部门起草。

  第九条 合同承办部门选用合同文本时,应按以下顺序进行选择,顺序在先的合同文本优先适用。

  (一)公司制定的合同示范文本;

  (二)公司已签署过的并经法务部核准的合同文本;

  (三)政府或行业协会推广使用并经法务部推荐的合同示范文本;

  (四)合同相对方提供的合同文本。

  第十条 为保障公司利益,在合同谈判中能占据优势,除垄断部门或特殊行业的企业提供的合同文本外,原则上应选择我方提供的文本。

  第十一条 合同承办部门应当先行对合同的下列事项进行调查和审查:

  (一)合同主体具有有效的营业执照,其登记内容与合同内容能相一致;

  (二)合同标的符合当事人经营范围,涉及资质要求的,应具备相应资质证书;

  (三)由代理人代办、代签合同的,应由代理人取得授权委托书;

  (四)合同当事人应具有相应的履约能力及良好的履约信用;

  第十二条 涉及重大事项的合同,如并购、资产重组等,承办部门可请法务部门、财务部门或社会中介机构就合同相对方及合同涉及事项进行尽职调查。

  第十三条 对于涉外合同,原则上应用中文表述,且应约定适用中国法律,受中国法院或仲裁机构管辖。合同相对方如有要求,可附外文版,但应约定以中文版为准。如合同内容是在国外履行的,经公司特别批准,可用外文版,但仍应符合国家法律规定及相关政府部门的要求。

  第十四条 合同承办部门起草后的合同至少应符合以下基本要求,否则法务部门或财务部门有权要求合同承办部门重新起草。

  (一)合同相对方具有签约资格;

  (二)文字应不存在表述混乱、逻辑不清、语法错误等现象;

  (三)合同商务内容已征得公司主管领导同意。

  第四章 合同审核

  第十五条 起草后的合同首先应经承办部门负责人审核通过,然后同时发送/送交财务部门、法务部门审核;如合同涉及资金收付的,应先经财务部门审核。

  第十六条 各部门的审核时间一般不应超过三个工作日,特别重大或复杂的合同经本部门负责人同意后可适当延长审核时间。合同承办部门与合同相对方的沟通、洽谈时间,不计入审核时限。

  第十七条 合同承办部门欲在预期时间得到审核结果,应自行提前安排送审。如合同事项紧急,应经合同承办部门负责人亲自发起,各部门应配合提前完成审核。

  第十八条 财务部门负责审核下列合同内容:

  (一)合同条款是否符合国家财税法规和公司财务规定;

  (二)合同支付条款是否符合公司资金安排。

  第十九条 法务部门负责审核下列合同内容:

  (一)合同主体、内容、形式是否合法、有效;

  (二)合同条款是否完备、严密、准确;

  (三)合同风险是否能规避或降低;

  (四)合同违约条款能否满足公司要求;

  (五)相关审批程序是否符合公司规定。

  第二十条 经财务部门、法务部门提出审核意见的合同,承办部门负责与合同相对方进行沟通,尽量按审核意见进行修改。如需要审核部门进行条款释义、合同谈判等工作的,可要求审核部门参加。

  第二十一条 在合同正式签订前,合同承办部门应核对最终签署的合同文本与经审批通过的合同文本保持一致,任何人不得擅自修改合同文本。

  第五章 合同履行、变更与解除

  第二十二条 合同签订后应全面履行。在合同履行中,合同承办部门或合同履行责任人发现合同相对方有经营严重恶化、转移财产抽逃资金以逃避债务、丧失商业信誉、丧失履行债务的能力或其他违约可能情形的,应立即向本部门负责人及法务部门报告,由法务部门会同相关部门拿出解决方案,报公司决策。

  第二十三条 在合同履行中,如公司实际履行确有困难的,应向本部门负责人及法务部门报告,由法务部门会同相关部门与合同相对方协商解决方案,报公司决策。

  第二十四条 合同履行期限超过一年的,由合同承办部门会同财务部门与合同相对方对帐一次。

  第二十五条 合同签署后,对合同的任何变更或解除,承办人须向原审批部门报批。在经合同变更或解除审批程序前,任何人不得以实际履行的方式变更或解除合同。对合同的变更或解除,应以书面方式确认。

  第六章 合同纠纷处理

  第二十六条 合同中争议解决条款应尽量约定在公司所在地人民法院或仲裁机构解决。

  第二十七条 合同发生纠纷时,先通过协商、调解等方式解决;协商、调解达成一致的,应形成书面协议,协议签订前应当送法务部门审查。协商、调解未成的,可按合同约定申请仲裁或提起诉讼。

  第二十八条 合同承办部门应将合同纠纷情况及时报告,并协助法务部门做好仲裁或诉讼的证据收集工作。如法务部门认为需要借助外部律师协助处理争议,经公司批准执行。

  第七章 合同档案管理

  第二十九条 合同承办人将已签订的合同原件交由公司财务部门、档案管理部门进行登记、存档,以备查询。法务部门留存已签署的合同复印件或扫描件,以协助监督执行。

  第三十条 法务部门应建立合同登记台账。合同台账的主要内容应包括:合同名称、编号、合同标的、金额、合同对方、承办人、履行情况及备注等。

  第三十一条 合同编号规则,由法务部门根据公司实际需要拟定。

  第三十二条 凡接触和持有合同文件的员工均应严格遵守公司保密制度,未经公司批准,不得擅自泄露任何合同信息。公司员工未经合同管理部门批准,不得擅自向他人借阅、复印、扫描合同文件。

  第八章 奖励与罚则

  第三十三条 对在合同签订、履行过程中发现重大问题,积极采取补救措施,使公司避免重大经济损失以及在纠纷处理中,避免或挽回重大经济损失的,公司予以表彰或奖励。

  第三十四条 有下列情形之一,并对公司造成损失的,予以相应的处罚:

  (一)未按本办法起草、报批和签订合同的;

  (二)签订存在重大缺陷或无效的合同的;

  (三)承办人、审核人员因疏忽未审出合同重大缺陷的;

  (四)丢失合同文本、相关法律文件和证据的;

  (五)发生纠纷或出现不利于我方利益的情况后,未及时向有关部门汇报的;

  (六)在合同签订或履行中,与对方或第三人恶意串通或收取贿赂的;

  (七)泄露合同意向、商业秘密或其他机密的;

  (八)其他严重违反本合同管理办法的。

  第九章 附 则

  第三十五条 本办法由公司法务部负责解释。

  第三十六条 本办法自公司发布之日起实施,。



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